Mehr Flexibilität durch Planung und Terminierung

“Wir müssen flexibel sein!”, ist oft die Reaktion im Workshop, wenn es darum geht, die Planungs- und Terminierungsraten zu erhöhen. Die hohe Flexibilität ist jedoch in der Regel nur für EINEN Kunden gut und zwar der, der seine Dienstleistung auch erhält. Alle anderen müssen warten oder gehen einfach leer aus.

Damit man selbst als Kunde (Produktion) nicht immer leer ausgeht, wird man lauter. Lauter in Form von Eskalationen, Workarounds oder man bedient sich der direkten Beauftragungen von Instandhaltungsmitarbeitern, um möglichst seine Agenda durchzusetzen. Grundsätzlich aus der Sicht der Produktion legitim, aber aus Sicht der Instandhaltung ein Zustand, in dem es sehr schwer ist, nachhaltig mehr Produktivität über die Planung und Terminierung zu generieren. 

Schnell gerät man in die Rechtfertigungshaltung, warum man eigentlich so aufwändig plant, wenn man dann doch den Plan nicht einhalten kann. 

Wir haben aus unserer täglichen Projektarbeit die Top 5 Herausforderungen in der Planung einmal zusammengefasst und was wir daraus gelernt haben: 

  1. Fehlendes Verständnis für die Mehrwerte einer Planung
    Wir erleben, dass die Planung nur als ein Benefit für die Instandhaltung angesehen wird. Dies ist nicht ganz richtig, denn eine stringente Planung stellt sicher, dass die verfügbaren Instandhaltungsressourcen optimal eingesetzt werden. Das hat zur Folge, dass in weniger Zeit mehr Aufträge abgearbeitet werden können und somit mehr Anlagenverfügbarkeit für die Produktion erzeugt werden kann. Ein gemeinsam abgestimmter Plan zwischen Produktion und Instandhaltung kann dabei helfen, ungeplante Arbeitsunterbrechungen signifikant zu reduzieren und dadurch die Wirksamkeit in der Instandhaltung zu optimieren.

  2. Fehlende “Meldungsorganisation” – Meldungen von planbaren Instandhaltungstätigkeiten werden über viele unterschiedliche Wege in die Instandhaltung kommuniziert
    E-mail, Telefon, Flurfunk oder auch die zahlreichen Meetings werden gerne mal dafür genutzt, um eine Tätigkeit in die Instandhaltung zu gießen. Vermutlich kennt das jeder und in dieser Situation verliert man ganz gerne mal den Überblick über den Aufgabenberg in der Instandhaltung. Ein Ticket- oder Meldungssystem ist hier der Schlüssel, um den Überblick nicht zu verlieren. Ein absolutes Must-have, um überhaupt in eine geregelte Planung zu kommen.

  3. Prioritäten – Wann genau eine Tätigkeit welche Priorität erhält, ist nicht definiert
    Was bedeutet Priorität eins, zwei oder drei? Viele Prioritäten werden aus dem Bauch heraus entschieden. Oftmals auf Basis von persönlichen Zielen und Nöten. Jedoch sollte die Definition der Prioritäten von Aufträgen an ein Risiko für die Wertschöpfung, Sicherheit oder Umwelt geknüpft sein. Dadurch lässt sich dann systematisch ein Fälligkeitsdatum (systematisch) ableiten. Das schafft mehr Transparenz und Verständnis zwischen Instandhaltung und Produktion.

  4. Status – Fortschritt der Aufträge ist nicht ersichtlich
    Warum mag man Amazon? Ganz einfach – man weiß ganz genau, wann man ein Päckchen geliefert bekommt und das automatisiert. Die Produktion hat häufig den Eindruck, dass genau diese Transparenz im Fortschritt der Auftragsabarbeitung fehlt. Was zu vielen zusätzlichen Abstimmungen und unnötigen Meetings führt, um den aktuellen Status abzufragen. Dies erweckt den Eindruck, dass ein deutlich höherer administrativer Aufwand durch die Planung in der Organisation geschaffen worden ist.

  5. Instandhaltungsplaner – Jemand für alle Fälle
    Immer wieder sehen wir, dass ein Planer gedanklich für die aktuelle Woche arbeitet. Sie unterstützen Feuerwehrarbeiten, korrigieren täglich die Pläne für die aktuelle Wochen oder sind auch gerne mal die rechte Hand vom Team- oder Instandhaltungsleiter im Tagesgeschäft. Dadurch rückt die Planung in den Hintergrund und der Planer kann nicht wirksam werden. Wenn wir Ziele für den Instandhaltungsplaner definieren, dann haben diese in nur ganz wenigen Fällen etwas mit der aktuellen Woche zu tun. Deshalb gilt als oberstes Ziel, der Planer arbeitet immer nur für die nächste Woche.

Welche Herausforderungen haben Sie in der Planung? Im Implustalk unterstützen wir Sie gerne in Ihren nächsten Schritten. Buchen Sie hier einen unverbindlichen Termin.

Benjamin Kuhn

Geschäftsführer nxtmaintenance

Benjamin Kuhn Gründer von NXTmaintenance ist seit mehr als 15 Jahren in der Instandhaltung tätig. Davon 8 Jahre in der Leitung von Optimierungs- und Restruktierungsprojekten von kleinen bis großen Instandhaltungsorganisationen sowie in Digitalisierungsprojekten, um die Produktivität und Wirksamkeit der Instandhaltung zu verbessern.
Immer dabei die Praxis im Blick, um maximale Mehrwerte für Instandhaltung und dem Mitarbeiter zu generieren.

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