Instandhaltungsprozess

Warum die DIN 31051 in der Instandhaltung den positiven Unterschied macht!

Was ist eigentlich Instandhaltung? Und warum finden wir häufig in Kostenberichten eine Vielzahl an anderen Tätigkeiten wieder, die nur bedingt etwas mit den klassischen Instandhaltungstätigkeiten zu tun haben? Und warum – wenn doch eigentlich die Instandhaltung klar definiert und abgegrenzt ist – ist dann der Vergleich im Benchmark (intern, extern) trotzdem häufig nicht ganz einfach und transparent? 

Wo geht der erste Griff hin, wenn man genau wissen will, welche Tätigkeiten zur Instandhaltung gehören und welche nicht? Vermutlich fallen einem gleich die DIN 31051 oder auch die DIN 13306 ein, welche die Instandhaltung und die dazugehörigen Tätigkeiten klar abgrenzen. 

Speziell die DIN 31051 beschreibt die Instandhaltung als die “Kombination aller technischen und administrativen Maßnahmen sowie Maßnahmen des Managements während des Lebenszyklus eines Objekts, die dem Erhalt oder der Wiederherstellung ihres funktionsfähigen Zustands dient, sodass es die geforderte Funktion erfüllen kann”

Daraus lassen sich laut Norm folgende Tätigkeiten ableiten.

    • Wartung
      Maßnahmen zur Verzögerung des Abbaus des vorhandenen Abnutzungsvorrats.
    • Inspektion
      Prüfung auf Konformität der maßgeblichen Merkmale eines Objekts, durch Messung, Beobachtung oder Funktionsprüfung.
    • Instandstandsetzung
      Physische Maßnahme, die ausgeführt wird, um die Funktion eines fehlerhaften Objekts wiederherzustellen.
    • Verbesserung
      Kombination aller technischen und administrativen Maßnahmen sowie Maßnahmen des Managements zur Steigerung der immanenten Zuverlässigkeit und/oder Instandhaltbarkeit und/oder Sicherheit eines Objekts, ohne seine ursprüngliche Funktion zu ändern.

Eigentlich ist damit die Instandhaltung klar zu anderen technischen Leistungen im Unternehmen abgegrenzt. Aber trotzdem finden wir regelmäßig aktivierungspflichtige Projekttätigkeiten (sei es für Investitionen aus den Bereichen Arbeitssicherheit, Umwelt und Energie), Kalibriertätigkeiten, Mischung von Projekten und Verbesserungstätigkeiten und vieles mehr in unseren Instandhaltungsaufwänden wieder. Das hat zur Folge, dass die eigentlichen Instandhaltungskosten mit dem Ziel des “Erhalts oder der Wiederherstellung eines funktionsfähigen Zustands” eines Objekts nicht transparent dargestellt werden können. 

Diese 4 Gründe, die zu einer mangelnden Transparenz führen, stellen wir regelmäßig in der Praxis fest:

#1 Fehlende Abgrenzung von Projekten (CAPEX) und Instandhaltungsleistungen (OPEX)
Schnell wird ein Projekt in den Aufwand der Instandhaltung genommen, wenn u.a. das Projektbudget aufgebraucht ist, aber das Projekt in den letzten Zügen steckt. Dann werden rasch die Kosten auf die Instandhaltung gutgeschrieben, um das Projekt abzuschließen. Dieser Vorgang belastet das Instandhaltungsbudget schwer. Im Jahresbericht kann dann häufig nicht mehr nachvollzogen werden, warum die Budgetgrenzen überschritten sind. Aus diesem Grund sind Instandhaltungsleistungen von aktivierungspflichtigen Projektleistungen abzugrenzen. Dabei muss darauf geachtet werden, dass die Verbesserung nicht mit einer Modifikation verwechselt wird. Denn eine Modifikation nach DIN 31051 liegt dann vor, wenn sich die Funktion der Anlage ändert. Im Fall, dass keine Funktionsänderung vorliegt, ist dies eine Verbesserung und damit klassisch eine Instandhaltungstätigkeit. 

#2 Fehlende Definition der Auftragsarten 
Als Grundlage für einen transparenten Instandhaltungsbericht sind klar definierte Auftragsarten und die dazugehörigen Tätigkeiten notwendig. Dadurch ist es möglich, im Instandhaltungscontrolling differenziert die Kostenarten für Inspektions-, Wartungs-, Instandsetzungs- und Verbesserungsmaßnahmen auszuwerten. 

Dann können u.a. auch folgende Kennzahlen analysiert werden:

    • Instandhaltungskostenraten 
    • Instandhaltungskosten pro produzierter Einheit
    • Verhältnis reaktiver zu geplanter Instandhaltung 
    • Verhältnis zwischen CAPEX und OPEX Aufwendungen

#3 Mangelhaftes Gatekeeping 
Zwischen Tür und Angel, morgens auf dem Weg zur Arbeit, per Meldung, per Ticket oder in zahlreichen Meetings werden die Tätigkeiten an die Instandhaltung gemeldet. Aus der Meldung wird dann ein Arbeitsauftrag erstellt. Diese Routine wird mehrmals am Tag durchgeführt und trotzdem ist dieser Vorgang ausschlaggebend für alle Instandhaltungsberichte. Denn hier wird die Auftragsart ausgewählt und dem Auftrag mitgegeben. Deshalb ist es wichtig, dass die Funktion “Gatekeeping” auf diesen Prozessschritt geschult wird und es eine Kontrolle gibt, die regelmäßig die Qualität der Aufträge prüft. Somit kann sichergestellt werden, dass die Definition wie erwartet in der Praxis angewendet wird. 

#4 Rückmeldungen erfolgen nicht in Echtzeit 
Die Stunden, die auf einen Auftrag geleistet worden sind, werden regelmäßig von der operativen Instandhaltungseinheit zurückgemeldet. Meist täglich, aber hin wieder auch alle Aufträge am Ende der Woche. Oder die Stunden werden auf einem Stundenzettel notiert und am Ende des Monats von jemanden aus dem Büro auf einmal ins System gemeldet. Die Qualität der Rückmeldungen ist – vor allem je später durchgeführt – häufig sehr durchwachsen und beeinflusst maßgeblich die Genauigkeit des Instandhaltungsberichts. 

Speziell aus diesem Grund sollte nach Möglichkeit der nächste Schritt in die Digitalisierung gegangen werden, um die Instandhaltungstätigkeiten mobil in Echtzeit zurückzumelden. Die Vorteile neben der besseren Qualität sind u.a.:

    • Apps für die mobile Rückmeldung sind deutlich anwenderfreundlicher als das “klassische Rückmelden” in der Werkstatt 
    • Es wird sofort vor Ort der Sachverhalt mit allen “frischen” Eindrücken gemeldet 
    • Mehr Zeit im Feld, da die Rückmeldungen nicht mehr am Ende der Schicht erfolgen muss 
    • Zusätzliche administrative Unterstützungen für die Stundenrückmeldungen fallen weg 

Diskutieren Sie mit uns  – welche weiteren Verbesserungen sehen Sie, um die Qualität im Instandhaltungsbericht zu erhöhen? Und welche zusätzlichen Vorteile sehen Sie in der mobilen Rückmeldung von Arbeitsaufträgen?

Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, dann kontaktieren Sie uns gerne.

Benjamin Kuhn

Geschäftsführer nxtmaintenance

Benjamin Kuhn Gründer von NXTmaintenance ist seit mehr als 15 Jahren in der Instandhaltung tätig. Davon 8 Jahre in der Leitung von Optimierungs- und Restruktierungsprojekten von kleinen bis großen Instandhaltungsorganisationen sowie in Digitalisierungsprojekten, um die Produktivität und Wirksamkeit der Instandhaltung zu verbessern.
Immer dabei die Praxis im Blick, um maximale Mehrwerte für Instandhaltung und dem Mitarbeiter zu generieren.

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