Wie wird ein richtig gutes Lastenheft für ein CMMS/EAM geschrieben?

Die Basics – Was ist ein Lastenheft? 

Ein Lastenheft beschreibt die Anforderungen und den Projektrahmen des Auftraggebers. Es dient als Grundlage für die Angebotsanfrage und enthält alle Spezifikationen für die Ausschreibung. 

Üblicherweise wird aus dem Lastenheft vom potentiellen Auftragnehmer eine sogenanntes Pflichtenheft erstellt. Im Pflichtenheft sind die Projekttätigkeiten und technischen Lösungsmöglichkeiten vom Auftragnehmer beschrieben, um die zu erbringenden Ergebnisse (Lasten) für den Auftraggeber zu erfüllen. 

Das Lasten- und Pflichtenheft sind wichtige Dokumente im finalen Vertragsabschluss und sollten daher die Basis für den Vertrag zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer sein.

Vorteile des Lastenheftes

Ein gemeinsames Verständnis zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer zu erzeugen – das sollte das oberste Ziel bei der Erstellung eines Lastenheftes sein. Denn die Anforderungen an ein EAM können schnell “abstrakt” werden. Die Ideen dann niederzuschreiben, erzeugt Klarheit über die Anforderungen beim Auftraggeber und hilft dem Auftragnehmer optimal auf die Kundenwünsche einzugehen. Daraus lässt sich dann auch einfacher eine klare Vision in Form von gemeinsamen Zielen ableiten. 

Letztendlich vermeidet ein gutes Lastenheft im Nachgang unnötige und oftmals teure Systemanpassungen und vermeidet Verzögerungen in der Projektumsetzung. 

Struktur eines Lastenheftes 

Die beschrieben Anforderungen im Lastenheft sollten nummeriert und in Abschnitten strukturiert werden. Im anschließenden Lieferantenvergleich können dann die Pflichtenhefte und Angebot systematisch verglichen werden. Es kommt nicht selten vor, dass ein Lastenheft mehr als 30 A4-Seiten besitzen kann. 

Es gibt viele Arten, ein Lastenheft zu strukturieren. Aus der Praxis heraus hat sich folgende Struktur bewährt:

#1 – Vorstellung des Projekts 
In der Vorstellung des Projekts werden die wichtigsten Eckdaten und Informationen zum Projekt beschrieben. Zusätzlich sollte der Zeitrahmen zum Projekt, das Vergabeverfahren, der Ansprechpartner und der Kostenrahmen dargestellt werden. 

#2 – Ausgangslage 
Die Ausgangslage beschreibt die Ist-Situation der Instandhaltung. Darin enthalten ist u.a. die Größe der Instandhaltung, die aktuell gelebten Prozesse, die zu erbringen Serviceleistungen, Branche, Unternehmensbeschreibungen, uvm. 

#3 – Zielsetzung
In diesem Abschnitt werden detailliert die Erwartungen und Ziele an das Projekt formuliert. Was soll das System künftig leisten? Welche Mehrwerte soll es der Organisation bringen? Mögliche Ziele sind u.a. Einsparpotenziale heben, Steigerung der Produktivität, mehr Transparenz im Controlling, Erhöhung des Planungsgrads oder Einführung der vorausschauenden Instandhaltung. 

#4 – Abgrenzungen
Häufig vergessen aber entscheidend im Lastenheft ist die genaue Beschreibung der Abgrenzungen und Unterschiede zwischen dem aktuellen Ist- und dem zukünftigen Soll-Zustand. Was soll zukünftig anders ablaufen? Was soll nicht mehr erfolgen im Prozess? Welche Prozessschritte sollen beibehalten werden?

#5 – Schnittstellen zu anderen Bereichen und IT/Systemsicherheit
Das Thema Schnittstellen und IT Sicherheit birgt oftmals ein großen Risikopotential im Projekt, wenn zum Beispiel Daten zwischen dem Controlling, HR, Beschaffung, Finanzen, Produktion oder dem Lager ausgetauscht werden sollen. Aus diesem Grund sollte unbedingt die Unternehmens-IT von Anfang an in das Projekt involviert werden, um gemeinsam das Lastenheft und insbesondere diese Kapitel auszuformulieren.

#6 – Funktionen und Technische Rahmenbedingungen
Die gewünschten Funktionen und Anforderungen sollten in Muss-, Kann- und Soll-Kriterien gegliedert werden. 

#7 – Abnahmekriterien
Die Abnahmekriterien beschreiben, welche Anforderungen unter welchen Bedingungen erfüllt werden. Die Kriterien sollten, wenn möglich, messbar sein. Meist wird zur Entwicklung der Abnahmekriterien folgende Frage gestellt, “Unter welchen Bedingungen gilt die Anforderung als erfüllt?”. 

#8 – Anforderungen an das Projektmanagement des Auftragnehmers
Eine klare Projektstruktur ist vom Auftragnehmer zu erstellen. Dazu gehören u.a. ein Meilensteinplan, ein Projektleiter, eine interne und externe Ressourcenabschätzung sowie ein Projektplan. Zudem ist es wichtig, dass ein konsequentes Projektcontrolling im Projekt angewandt wird.

#9 – Vertragliche Konditionen 
Gemeinsam mit dem Einkauf sind die Kondition abzustimmen und zu formulieren. 

#10 – Spezifische Anforderungen an den Auftragnehmer
Anforderungen an Zertifizierungen und Angaben von branchenspezifischen Referenzen.

#11 – Glossar
Das Glossar enthält Fachbegriffe, Kürzel und unternehmensspezifische Abkürzungen. Zudem hilft ein Glossar, zukünftigen Missverständnissen vorzubeugen.

#12 – Referenzen 
Der Lieferant sollte Referenzen in verwandten oder gleichen Branchen liefern können. 

#13 – Budget
Das Budget steckt den Kostenrahmen ab. Es sagt aus, welche Mittel für das Projekt zur Verfügung stehen. 

Zum Schluss – Unsere 3 wichtigsten Tipps aus der Praxis

 

#1 – Klären Sie Ihre Ziele bevor Sie das Lastenheft erstellen 

  • Wofür benötigt die Instandhaltung ein EAM?
  • Welche Ziele sollen mit der Einführung erreicht werden?
  • Welche Prozesse sollen optimiert werden?
  • Welche Prozesse sollen im EAM abgebildet werden?

#2 – Fokussierung auf Prozesse nicht auf Funktionen und Features 

In der Vergangenheit haben wir häufig miterlebt, dass der Fokus auf die schematische Aneinanderreihung von Funktionen und Features in ellenlangen Listen gelegt wird. Es schleicht sich dabei das Gefühl ein, dass eine richtig gute Funktion einen schlechten Prozess optimieren kann. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass ein schlechter Prozess, der digitalisiert wird, im Resultat einfach ein schlechter digitaler Prozess ist und bleibt. Die Wertschöpfung in der Instandhaltung ist u.a. davon geprägt, dass die Kernprozesse effizient und effektiv im EAM umgesetzt werden können.  

Im Fall, dass nur das “was ist zu tun” vorgegeben ist und weniger das “wie”, können die Anbieter Ihre Stärken deutlich besser aufzeigen. Damit ist dann auch der Raum für alternative Lösungen gegeben, die manchmal überraschend nochmal mehr Wirksamkeit in der Instandhaltung erzeugen können. 

#3 – Überfrachten Sie das Lastenheft nicht

Wie viel ist zu viel in der Ausformulierung des Lastenheftes und was ist zu grob, um nicht detailliert genug zu sein? Beide Extreme führen dazu, dass zum einen sehr einfach die Anforderung vom Lieferanten bejaht werden können und zum anderen beißt sich der Lieferanten die “Zähne” am Detail aus, wenn das Lastenheft zu detailliert beschrieben ist. 

Wie oben erwähnt sollte das Lastenheft in erster Linie ein gemeinsames Verständnis schaffen und dazu gehört es, dass sich die Anforderungen auf das “was ist zu tun?” beziehen. Dadurch können einfacher die Abnahmebedingungen beschrieben werden und zugleich hat der Lieferant Gestaltungsmöglichkeiten, die Anforderungen bestmöglich zu erfüllen. 

Meine Name ist Benjamin Kuhn, Gründer von NXTmaintenance und ich möchte Sie gerne mit unserem Blog für Instandhaltung und Asset Management auf spannende Insights und Trends aufmerksam machen.

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Benjamin Kuhn

Geschäftsführer nxtmaintenance

Benjamin Kuhn Gründer von NXTmaintenance ist seit mehr als 15 Jahren in der Instandhaltung tätig. Davon 8 Jahre in der Leitung von Optimierungs- und Restruktierungsprojekten von kleinen bis großen Instandhaltungsorganisationen sowie in Digitalisierungsprojekten, um die Produktivität und Wirksamkeit der Instandhaltung zu verbessern.
Immer dabei die Praxis im Blick, um maximale Mehrwerte für Instandhaltung und dem Mitarbeiter zu generieren.

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